Einarbeitung neuer Mitarbeiter – der Schlüssel zum Erfolg

Ein neuer Mitarbeiter, der seinen ersten Tag hat und mit einer Blume und einer Kiste in sein neues Büro kommt

In nahezu allen Unternehmen folgt die Einarbeitung neuer Mitarbeiter auf deren Einstellung. Mit der Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag ist es nicht getan und weder in der Schule noch an der Uni lernen neue Mitarbeiter exakt das, was in Deinem Unternehmen wichtig ist. Ob Dein Start-up jährlich um eine Handvoll neuer Kollegen wächst oder Du als Global Player Tausende Neueinstellungen zu organisieren hast, ist dabei unerheblich. Unterm Strich geht es darum: Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter soll die neuen Kollegen in all jene Bereiche einweisen, die in Zukunft für sie wichtig sein werden. Wie das gelingt, welche Punkte dabei auf jeden Fall beachtet werden sollten und auf welche Hilfsmittel Du dabei zählen kannst, verrät der folgende Blogpost.

Was macht eine gute Einarbeitung aus und warum ist sie so wichtig?

Es gibt viele Gründe, welche die Notwendigkeit von Onboarding und Co belegen. Zu den wichtigsten gehört ganz klar die Tatsache, dass ein schwaches (bis nicht vorhandenes) Einarbeiten neuer Mitarbeiter für hohe Fluktuationskosten sorgt. Dazu kommt, dass neue Kollegen wesentlich länger brauchen, bis sie effektiv im Unternehmen arbeiten und somit zum Unternehmenserfolg beitragen können. 

Eine gute Einarbeitung sorgt daher für eine optimale Integration neuer Mitarbeiter in bestehende Teams und Arbeitsabläufe. Außerdem ist sie der Schlüssel zu einer langfristigen Bindung der Mitarbeiter an Dein Unternehmen, wenn Du für eine individuelle, flexible und frühzeitige Einarbeitung sorgst. 

Welche Phasen der Einarbeitung neuer Mitarbeiter gibt es?

Wer sich noch nicht mit Personalführung und der Einstellung neuer Mitarbeiter beschäftigt hat, der könnte annehmen, dass die Einarbeitung ein schnell zu bewältigendes Verfahren im Unternehmen darstellt. Das Gegenteil ist hier richtig. Denn soll die Einarbeitung neuer Mitarbeiter gelingen, handelt es sich um einen längeren Prozess, der in verschiedene Phasen unterteilt wird. Erfolgreich ist, wer schon früh beginnt – weit vor dem ersten Arbeitstag.

Schon von Anfang an müssen neue Mitarbeiter an Dein Unternehmen gebunden werden. Dazu kann die erste Phase ab der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags genutzt werden. Hier verschickst Du beispielsweise Willkommensmails oder -pakete an Deine neuen Mitarbeiter. Fühlen sich die Neuen mehr als nur willkommen, sinkt die Wahrscheinlichkeit, sich in letzter Minute für einen anderen Arbeitgeber zu entscheiden. Diese Phase wird auch als Preboarding bezeichnet. 

Einen Wendepunkt stellt der erste Arbeitstag dar, dem noch einmal besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden muss. Als Zwischenphase kommt es hier beispielsweise darauf an, dass die neuen Kollegen unmittelbar ins Team und ihre Arbeit integriert werden können. In der dritten Phase findet die eigentliche Einarbeitung neuer Mitarbeiter statt, das sogenannte Onboarding.

Ein neuer Mitarbeiter, der seinen ersten Tag hat und mit einer Blume und einer Kiste in sein neues Büro kommt
Neuer Mitarbeiter am ersten Tag

Die drei Phasen der Einarbeitung neuer Mitarbeiter:

  • Preboarding
  • Erster Tag
  • Onboarding

Der Einarbeitungsplan

In unserer täglichen Arbeit im Unternehmen, aber auch in der Zusammenarbeit mit den HR-Abteilungen unserer Partner, stellen wir immer wieder fest, wie entscheidend eine korrekte Planung für den Erfolg der Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist. Genau hier kommt der Einarbeitungsplan ins Spiel, den man als Schlüssel zum Erfolg bei diesem Thema bezeichnen kann. Worum geht es hier genau? 

Um erfolgreich neue Mitarbeiter einzuarbeiten, solltest Du zunächst in einem übersichtlichen Plan festlegen, welche Inhalte, Techniken und Informationen Deine neuen Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt lernen sollen. Dazu gehören beispielsweise Produktschulungen, Kurse zum Erlernen spezieller Computerprogramme oder ein Leitfaden für die erfolgreiche Telefonakquise. Optisch erinnert der Einarbeitungsplan den Stundenplänen aus der Schulzeit – mit dem Unterschied, dass er in jeder Woche anders aussieht. 

Generell gilt, dass die Vermittlung wichtiger Grundlagen seine Zeit dauert, da können durchaus schon ein paar Wochen zusammen kommen. Jede Woche im Einarbeitungsplan sollte daher ein festes Wochenziel haben, welches die neuen Kollegen erreichen sollen. Neben diesem inhaltlichen Ablauf dient die zeitliche Struktur beiden Seiten zur Strukturierung. Während er Deinen neuen Mitarbeitern einen guten Überblick verschafft und die Motivation steigert, kannst Du die einzelnen Elemente gut in ein eLearning-System übernehmen und sicherstellen, dass Du keine wichtigen Inhalte verpasst.

Extratipp: In unserem ultimativen Onboarding-Plan für das Jahr 2020 haben wir das Thema Einarbeitungsplan noch einmal genauer bearbeitet. Hier findest Du auch ein Beispiel.

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter durch eine Onboarding-Software unterstützen

Durch digitale Lösungen hat sich unsere Arbeitswelt stark verändert. Gerade durch die Covid-19-Pandemie wurde die Bedeutung flexibler Lern- und Arbeitsmöglichkeiten deutlich. Das gilt natürlich auch für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, die nicht selten von mehr Arbeit im Homeoffice profitieren. Für das Onboarding gilt daher, dass ein ortsunabhängiges Talent Management System entscheidende Vorteile bietet. Sämtliche Lerninhalte können in unterschiedlicher Form digital bereitgestellt werden. 

Auf diese Art erlerntes Wissen lässt sich dann auch in verschiedenen Tests abfragen. Mit wenigen Klicks kannst Du die Fortschritte und Ergebnisse Deiner neuen Mitarbeiter überprüfen und notfalls Nachsteuern. Ein eLearning System wie elearnio funktioniert darüber hinaus auch als Wissensdatenbank, in dem alle Deine Mitarbeiter bestimmte Inhalte (z. B. Softwarefunktionen, Firmenziele, Unternehmensvision etc.) nachschlagen können. 

Fazit zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter gibt es eine ganze Reihe guter Gründe, von denen wir Dir hier nur die wichtigsten dargelegt haben. Für ein erfolgreiches Pre- und Onboarding gibt es drei wichtige Phasen zu beachten und unserer Erfahrung nach ist ein solider Einarbeitungsplan der Schlüssel zum Erfolg. Wenn Du mit Deinem Unternehmen und der Einarbeitung neuer Mitarbeiter so richtig durchstarten möchtest, dann schau dir gerne elearnio einmal genauer an. Besonders gut klappt das mit einem kostenfreien Testzugang.

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